5 Tipps: Zoom like a pro

Denn viele Unternehmen haben eine „offline“ Meetingkultur – diese solltet ihr jetzt an die neuen Gegebenheiten anpassen. Dazu zählen meist einfache, konsequente Regeln. Ansonsten schleifen sich Verhaltensweisen ein, die unproduktiv sind und eurem Unternehmen schaden.

Vor ein paar Wochen noch hätten wir bei schlechter Tonqualität oder Teilnehmern die sich immer wieder neu einwählen müssen vielleicht gesagt: bevor wir uns damit wahnsinnig machen, steigen wir einfach wieder auf echte Meetings um. Diese Option gibt es nun oft nicht mehr, daher hier 5 Tipps mit denen virtuelle Meetings (noch) reibungsloser verlaufen:

1. Die Basics

   1. Klingt simpel, ist es auch: Achte auf Kamera, Mikrofon und die Bildeinstellung. Wenn du deine unaufgeräumte Küche im Hintergrund verbergen möchtest — wähle entweder einen virtuellen Hintergrund (gibt es bei manchen Video-Tools), räume rechtzeitig auf oder: richte deine Konferenz ein paar Minuten vor Beginn ein. Wähle den Bildausschnitt so, dass es für dich passt und dass du erkennbar bist. Achte darauf, dass du nicht im Gegenlicht sitzt und gut zu verstehen bist. Halte ein Headset bereit, falls es Tonprobleme gibt („Hallo, Echo?“). Alles eingerichtet soweit?

2. Turn your Video on (& dein Mikrofon aus)

   1. Virtuelle Meetings verlaufen anders als echte — Menschen kommunizieren zu 80% nonverbal, über Stimmlage, Gesten, Körpersprache. In Videomeetings stützen wir uns meist auf die verbleibenden 20% – wenn dann jeder noch seine Kamera deaktiviert weil die Frisur nicht sitzt oder nebenher gekocht wird, gehen auch diese 20% verloren. Daher, auch wenn es manchmal Überwindung kostet: lass deine Videokamera an. Du gibst deinen Gesprächspartnern dadurch Signale und trägst dazu bei, dass das Meeting produktiv wird. Im Gegenzug gilt: solange du nichts sagen willst, genügt dein Bild – mach dein Mikrofon aus.

3. Mehr freiwillige Meetings

   1. Was ist wohl produktiver? Meetings, in denen die meisten nur mit einem halben Ohr zuhören und nebenher E-Mails beantworten – oder das Meeting gleich zu zweit durchzuführen und hinterher eine kurze Rundmail an die beteiligten Kollegen? Bei zu vielen Videokonferenzen täglich kommt man nicht zum Arbeiten. Umso wichtiger, dass man immer wieder selbst entscheiden kann, welche Meetings für einen sinnvoll sind und welche nicht. Das funktioniert am besten, wenn Meetings freiwillig sind — und alle das tun, was ihnen gerade wichtiger erscheint. Generell sollten hierfür zwei Voraussetzungen getroffen werden: a.) Ihr versendet eine Agenda im Vorfeld und eine Dokumentation des Meetings, und b. ihr seid niemandem böse, falls Eingeladene fern bleiben.

4. Eine volle Stunde Offline ist eine halbe Stunde online

   1. Wo wir gerade dabei sind: offline Meetings dauern doppelt so lange wie sie online sein müssen. Smalltalk ist wichtig und sollte Platz finden — aber nicht in jedem Meeting. Achtet daher darauf, dass Ihr Eure Gegenüber nicht langweilt, vereinbart Redezeiten wie z.B. 2 Minuten und scheut Euch nicht, Meetings lieber zu kurz zu planen.  Ihr werdet euch wundern, wie viel ihr in 30 Minuten produktiv besprechen könnt, wenn Ihr es euch angewöhnt habt. Und vergiss nicht: wenn jedes Meeting, was sonst 1h dauert nur auf 30 Minuten angesetzt wird, kann man immer noch 15 Minuten überziehen, zwischen zwei Meetings auf die Toilette gehen und 2 x 7 Minuten Workouts machen. Zum Beispiel.

5. Ernenn eine*n Sheriff 

   1. All die oben genannten Punkte erfordern Disziplin. Dazu kommt: je mehr Menschen in einer Videokonferenz sind, desto schwieriger ist ein produktiver Austausch für alle. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, eine Person als Sheriff zu ernennen.
   2. Der Sheriff:
      1. ist nicht zwingend die ranghöchste Person
      2. wechselt von Meeting zu Meeting ab
   3. Die Aufgaben des Sheriffs:
      1. Versendet vor dem Meeting eine Erinnerung und eine Agenda.
      2. Führt zu Beginn des Meetings durch die Agenda.
      3. Legt Redezeiten fest und achtet auf sie, z.B. maximal 2 Minuten pro Teilnehmer.
      4. Bittet die Teilnehmer, Fragen zu sammeln anstatt jedes mal zu unterbrechen.
      5. Erinnert die Teilnehmer an o.g. Punkte — zum Beispiel daran, Videos anzuschalten und das Mikrofon auszuschalten solange man nicht spricht.
      6. Weist auf den Chat und andere Kommunikationsmittel hin und ernennt einen Protokollanten.
      7. Moderiert das Meeting, indem er/sie:
         1. die Redezeiten und die Agenda durchsetzt,
         2. Teilnehmer bremst, wenn sie ausschweifen, das Meeting hijacken oder sich nicht an die Regeln halten,
         3. die Uhr im Blick behält und genügend Raum für Fragen der Teilnehmer lässt.
      8. am Ende des Meetings die nächsten Schritte zusammenfasst und ggf. dokumentiert.
   4. Könnte diese Person nicht auch ein/e Moderator/in sein? Könnte sie, solange die Aufgabe so verstanden wird andere mehr zu Wort kommen zu lassen und weniger selbst die Show zu machen. Ein Sheriff tut das für gewöhnlich nicht.

Wie auch immer ihr euer Home Office gestaltet – wir alle werden in den kommenden Wochen und Monaten Erfahrungen sammeln und lernen, was funktioniert. Es wird unsere Unternehmenskultur und die Art wie wir arbeiten prägen — denkt daher immer daran, dass auf der anderen Seite des Bildschirms auch ein Mensch sitzt.